En praktisk trin-for-trin onboarding-checkliste for HR, der dækker spørgeskemaer til forberedende tilpasninger, IT-opsætning, vurdering af arbejdsplads, kommunikationspræferencer og nødprocedurer.

Onboarding-tjeklisten for tilrettelæggelser: En trin-for-trin-guide til HR

Sådan bruges denne tjekliste

Denne tjekliste sikrer, at hver ny medarbejder — uanset handicap — har tilrettelæggelser på plads før eller på deres første dag. Brug den som en standarddel af din onboarding-proces for alle nye medarbejdere, ikke kun dem, der oplyser om et handicap. Dette normaliserer tilrettelæggelser og undgår at udpege personer.

4 uger før startdato

Send spørgeskema om tilrettelæggelsesbehov (se skabelon nedenfor) til alle nye medarbejdere

Gennemgå svar og identificer eventuelle påkrævede tilrettelæggelser

Kontakt medarbejderen for at diskutere specifikke behov, hvis spørgeskemasevarene kræver præcisering

Begynd indkøb af specialudstyr (beregn 2–4 ugers leveringstid)

Informér medarbejderen om ekstern finansiering: i Storbritannien kan medarbejderen selv ansøge om Access to Work (op til 12 uger før start); i USA kan et statsligt erhvervelsesrehabiliterings- (VR) agentur bistå

Book en arbejdspladsrevision hvis medarbejderen har komplekse behov

2 uger før startdato

Bekræft leveringsdatoer for specialudstyr

Konfigurer IT-systemer for tilgængelighed:

- [ ] Skærmleser-software installeret og licenseret

- [ ] Visningsindstillinger justeret (skriftstørrelse, kontrast, farveskema)

- [ ] Talegenkendelsessoftware installeret, hvis nødvendig

- [ ] Tastatur- og museealternativer tilsluttet

Forbered arbejdsplads:

- [ ] Højdejusterbart skrivebord bekræftet på korrekt indstilling

- [ ] Stol egnet til medarbejderens behov

- [ ] Tilstrækkeligt cirkulationsplads til kørestol, hvis relevant

- [ ] Nærhed til tilgængelige toiletter og udgange

Briefing af linjechefen om tilrettelæggelsesplan (med medarbejderens samtykke)

Briefing af buddy om relevante tilrettelæggelser (med medarbejderens samtykke)

Udarbejd Personlig Evakueringsplan (PEEP), hvis nødvendig

Forbered onboarding-materialer i tilgængelige formater:

- [ ] Udgaver med større skrift eller digitale versioner tilgængelige

- [ ] Træningsvideoer med billedtekster

- [ ] Dokumenter kompatible med skærmleser

1 uge før startdato

Bekræft, at alt udstyr er på plads og testet

Send første uges program i medarbejderens foretrukne format

Bekræft tilgængelig parkering eller transportarrangementer

Sikr, at bygningens adgang (nøglekort, koder) fungerer for tilgængelige ruter

Briefing af reception/sikkerhed vedr. ankomstarrangementer

Første dag

Navngiven person hilser medarbejderen ved en tilgængelig indgang

Rundvisning på arbejdspladsen med fokus på tilgængelige faciliteter

Udstyrdemonstration og justering

PEEP-gennemgang (hvis relevant)

Introduktion til buddy

IT-adgang bekræftet fungerer med hjælpeteknologi

Slutdags check-in: "Fungerer alt? Er der noget, vi skal justere?"

Første uge

Daglige korte check-ins (5 minutter, ikke påtrængende)

Bekræft, at alt træningmateriale er tilgængeligt

Overvåg effektiviteten af tilrettelæggelser

Håndter eventuelle uventede barrierer med det samme

Spørgeskema om tilrettelæggelsesbehov – skabelon

Send dette til ALLE nye medarbejdere (normaliserer processen):

"Vi ønsker at sikre, at du har alt, hvad du har brug for til at præstere dit bedste arbejde. Venligst meddel os, hvis du har brug for nogen af følgende tilrettelæggelser:

- Arbejdsplads: (f.eks. højdejusterbart skrivebord, særlig stol, stille arbejdsområde, nærhed til faciliteter)

- Teknologi: (f.eks. skærmleser, talegenkendelse, forstørring, alternativt tastatur/mus)

- Kommunikation: (f.eks. foretrukne skriftlige instruktioner, dagsordener på forhånd, tolkeservice for tegnsprog)

- Tidsplan: (f.eks. fleksible starttider, regelmæssige pauser, hjemmearbejdsdage)

- Miljø: (f.eks. lysindstillinger, støjreduktion, temperaturpræferencer)

- Øvrigt: (venligst beskriv)

Alle svar behandles fortroligt og deles kun med dem, der er involveret i opsætningen af din arbejdsplads. Hvis du foretrækker at diskutere face-to-face, kontakt venligst [HR-navn] på [e-mail/telefon]."

Ressourcer

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (UK): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

Tjeklisten for tilrettelæggelse-klar onboarding: En trinvis vejledning til HR