Rimelige tilpasninger: Fullstendig veiledning for britiske arbeidsgivere

Rettslig plikt

Plikten til å gjøre rimelige tilpasninger oppstår i henhold til Equality Act 2010 (seksjon 20). Det er den primære mekanismen som sikrer at funksjonshemmede kan få tilgang til arbeid på like vilkår.

Plikten har tre separate krav (ledd):

1. Bestemmelse, kriterium eller praksis (PCP): Justere eller fjerne en arbeidsregel eller praksis som stiller en funksjonshemmet person ved en vesentlig ulempe sammenlignet med ikke-funksjonshemmede.
2. Fysisk egenskaper: Fjerne, endre eller gi et rimelig middel til å unngå en fysisk egenskaper ved arbeidsplassen som stiller en funksjonshemmet person ved en vesentlig ulempe.
3. Hjelpemidler: Gi et hjelpemiddel eller tjeneste (f.eks. programvare, utstyr eller en støtteperson) der dets fravær stiller en funksjonshemmet person ved en vesentlig ulempe.

Når plikten oppstår

Plikten oppstår når arbeidsgiver vet, eller rimelig kan forventes å vite, at:

• Den ansatte har en funksjonshemming, OG
• Den ansatte sannsynligvis vil være stilt ved en vesentlig ulempe uten tilpasninger

Arbeidsgiver trenger ikke å bli formelt informert. EHRC-kodeksen sier at arbeidsgivere må gjøre alt de rimelig kan forventes å gjøre for å finne ut om dette er tilfelle — for eksempel er det sannsynlig at det er rimelig å diskutere med en arbeidstaker om synlige vanskeligheter på arbeidsplassen er forbundet med en funksjonshemming.

Hva er "rimelig"?

Rimelighet vurderes fra sak til sak. EHRCs rettslige praksiscode identifiserer relevante faktorer:

• Effektivitet: Hvor sannsynlig er det at tilpasningen fjerner ulempen?
• Praktisk gjennomførbarhet: Er det praktisk mulig å gjøre det?
• Kostnad og forstyrrelser: Hva er de økonomiske og andre kostnader, og hvor mye forstyrrelser vil det forårsake?
• Arbeidsgiverens ressurser: Omfanget av arbeidsgiverens økonomiske og andre ressurser, og type og størrelse på organisasjonen
• Tilgjengelighet av økonomisk/annen hjelp: For eksempel hjelp gjennom Access to Work

Viktig: Plikten er å gjøre tilpasninger som er rimelige — ikke alle mulige tilpasninger, og ikke noen tilpasning som den ansatte ber om. Access to Work erstatter ikke arbeidsgiverens egen juridiske plikt.

Den interaktive prosessen

God praksis er en interaktiv prosess — en genuinn, åpen samtale mellom arbeidsgiver og ansatt for å identifisere de mest effektive tilpasningene.

Trinn 1: Gjenkjenn utløseren

Har den ansatte avslørt en funksjonshemming? Har sykefravær eller ytelses reist et spørsmål? Har OH henvist den ansatte?

Trinn 2: Inviter til samtale

Vent ikke på at den ansatte formelt ber om en tilpasning. Inviter dem proaktivt til å diskutere deres behov:

> "Jeg vil sikre at du har alt du trenger for å gjøre jobben din godt. Kan vi sette av tid til å diskutere hvordan vi kan støtte deg?"

Trinn 3: Samle informasjon

• Spør den ansatte hvilke tilpasninger de tror ville hjelpe
• Vurder arbeidsmedisinsk rådgivning (OH-henvisning er hensiktsmessig for komplekse saker — merk at OH gir råd til arbeidsgiver, det tar ikke beslutninger for arbeidsgiver)
• Konsulter Access to Work hvis spesialisert utstyr eller støtte kan være nødvendig

Trinn 4: Bli enig om tilpasninger

Dokumenter de avtalte tilpasningene skriftlig (et pass for rimelige tilpasninger er et ideelt verktøy). Vær spesifikk om:

• Hva tilpasningen er
• Hvor lenge den skal være på plass
• Gjennomgangsdato

Trinn 5: Gjennomgang

Planlegg en gjennomgang. Tilpasninger skal gjennomgås (ikke fjernes) med avtalt intervall og når forholdene endres. En gjennomgang er en mulighet til å vurdere hva som fungerer og gjøre endringer.

Vanlige tilpasninger etter kategori

Arbeidsarrangementer

• Fleksible start-/sluttidspunkter
• Deltid eller komprimerte timer
• Fjernarbeid/hybrid arbeid
• Gradvis tilbakevending til arbeid etter fravær
• Overflytting av den ansatte til en annen stilling (der ingen tilpasning ville gjøre dem i stand til å fortsette i sin nåværende jobb)

Fysisk miljø

• Tilgjengelig parkeringsplass
• Ergonomisk stol eller skrivebord
• Rolig arbeidsområde
• Redusert belysning ved arbeidsstasjon

Utstyr og teknologi

• Skjermleser-programvare (JAWS, NVDA)
• Tale-til-tekst-programvare (Dragon)
• Justerbar skjermstativ
• Spesialisert tastatur eller mus
• Materiale i stor skrift

Oppgave- og prosesstilpasninger

• Skriftlige instruksjoner for komplekse oppgaver
• Ekstra tid for skriftlig arbeid
• Redusert tempo eller justerte mål under gjenopprettingsperioder
• Buddy-system eller jobbcoaching

Kommunikasjonstilpasninger

• Tegnspråktolk for møter
• Skriftlige møteagendaer på forhånd
• Skriftlig fremfor muntlig tilbakemelding

Når arbeidsgiver kan avslå

En arbeidsgiver kan avslå å gjøre en tilpasning hvis den ikke er rimelig. Faktorer som kan gjøre en tilpasning urimelig:

• Forbuttende kostnad i forhold til arbeidsgiverstørrelse (selv om Access to Work kan svekke dette argumentet)
• Tilpasningen ville fundamentalt endre karakteren av stillingen
• Tilpasningen er upraktisk gitt det fysiske miljøet

Imidlertid: Loven tillater ikke at unnlatelse av å gjøre en rimelig tilpasning rettferdiggjøres. Og under lovens bevisregel, når en ansatt har vist fakta som en rett kunne avgjøre at plikten ble brutt, er det for arbeidsgiver å vise at den ikke ble det. Arbeidsgivere bør kunne vise at de genuint utforsket alternativer før de avslår.

Uenigheter

Hvis en ansatt og arbeidsgiver er uenig om hvorvidt en tilpasning er rimelig:

1. Eskalere internt — HR eller en mer seniorledelse bør gjennomgå beslutningen, eller den ansatte kan reise en formell klage
2. Arbeidsmedisinsk gjennomgang — en uavhengig arbeidsmedisinsk vurdering kan gi et nøytralt syn
3. Acas-tidlig mekling — en Acas-megler forsøker å hjelpe begge parter å nå en avtale; Acas må varsles før et arbeidstingsdomstol-krav kan reises
4. Arbeidstingsdomstolen — i de fleste saker må krav settes i gang innen 3 måneder minus 1 dag fra unnlatelsen av å justere (varsle Acas innen denne tidsfristen)

Nøkkelsaker

Kilder: Equality Act 2010 (seksjon 20, 123, 136 og Schedule 8); EHRC Employment Statutory Code of Practice (2011); Acas-veiledning om rimelige tilpasninger, tidlig mekling og diskrimineringskrav; GOV.UK Access to Work.