En praktisk steg-för-steg-checklista för HR-onboarding som omfattar enkäter om anpassningar före arbetsstart, IT-konfiguration, arbetsmiljöbedömning, kommunikationspreferenser och nödprocedurer.

Checklista för mottagningsredskap för anpassningar: En steg-för-steg-guide för HR

Hur du använder denna checklista

Denna checklista säkerställer att varje ny anställd — oavsett funktionsnedsättning — har anpassningar på plats före eller på sin första dag. Använd den som en standarddel av din mottagningsprocess för alla nya anställda, inte bara för dem som avslöjar en funktionsnedsättning. Detta normaliserar anpassningar och undviker att singla ut människor.

4 veckor före startdatum

Skicka frågeformulär om anpassningsbehov (se mall nedan) till alla nya anställda

Granska svar och identifiera eventuella anpassningar som krävs

Kontakta den anställde för att diskutera specifika behov om frågeformulärssvar kräver förtydligande

Påbörja inköp av specialiserad utrustning (planera för 2–4 veckors leveranstid)

Informera den anställde om extern finansiering: i Storbritannien kan den anställde själv ansöka om Access to Work (upp till 12 veckor innan start); i USA kan en statlig yrkesrehabiliterings (VR) myndighet hjälpa till

Boka en arbetsplatsanalys om den anställde har komplexa behov

2 veckor före startdatum

Bekräfta leveransdatum för specialiserad utrustning

Konfigurera IT-system för tillgänglighet:

- [ ] Skärmläsarprogramvara installerad och licensierad

- [ ] Skärminställningar justerade (teckenstorlek, kontrast, färgschema)

- [ ] Röstigenkänningsprogramvara installerad vid behov

- [ ] Tangentbord och musalternativ anslutna

Förbered arbetsplats:

- [ ] Höjdjusterbart skrivbord bekräftat vid rätt inställning

- [ ] Stol lämplig för den anställdes behov

- [ ] Tillräcklig cirkulationsutrymme för rullstol vid behov

- [ ] Närhet till tillgängliga toaletter och utgångar

Informera linjechefen om anpassningsplan (med den anställdes samtycke)

Informera mentorn om relevanta justeringar (med den anställdes samtycke)

Utveckla personlig evakueringsplan (PEEP) vid behov

Förbered mottagningsunderlag i tillgängliga format:

- [ ] Stora utskrifter eller digitala versioner tillgängliga

- [ ] Bildtextade utbildningsvideos

- [ ] Skärmläsarkompatibla dokument

1 vecka före startdatum

Bekräfta att all utrustning är på plats och testerad

Skicka schema för första veckan i den anställdes föredragna format

Bekräfta tillgänglig parkering eller transportöverenskommelser

Säkerställ att byggnadstillträde (nyckelkort, koder) fungerar för tillgängliga vägar

Informera reception/säkerhet om ankomstarrangemang

Första dagen

Utsedd person möter den anställde vid en tillgänglig entré

Rundvandring på arbetsplatsen som täcker tillgängliga faciliteter

Utrustningsdemonstration och justering

PEEP-genomgång (vid behov)

Mentorpresentation

IT-åtkomst bekräftad fungerar med hjälpmedelsteknik

Slutkontroll på dagen: "Fungerar allt? Något vi behöver justera?"

Första veckan

Dagliga snabbkontroller (5 minuter, inte påträngande)

Bekräfta att allt utbildningsmaterial är tillgängligt

Övervaka anpassningseffektivitet

Hantera eventuella oväntade barriärer omedelbar

Mall för frågeformulär om anpassningsbehov

Skicka detta till ALLA nya anställda (normaliserar processen):

"Vi vill säkerställa att du har allt du behöver för att göra ditt bästa arbete. Vänligen låt oss veta om du behöver någon av följande justeringar:

- Arbetsplats: (t.ex. höjdjusterbart skrivbord, specifik stol, lugnt arbetsutrymme, närhet till faciliteter)

- Teknik: (t.ex. skärmläsare, röstigenkänning, förstoring, alternativt tangentbord/mus)

- Kommunikation: (t.ex. skriftliga instruktioner föredragna, mötesagendor i förväg, teckenspråkstolk)

- Schema: (t.ex. flexibla starttider, regelbundna pauser, arbetsdagar hemifrån)

- Miljö: (t.ex. belysningsjusteringar, bullerdämpning, temperaturpreferenser)

- Övriga behov: (vänligen beskriv)

Alla svar är konfidentiella och delas endast med dem som arbetar med att ställa in din arbetsplats. Om du föredrar att diskutera personligen, kontakta [HR-namn] på [e-post/telefon]."

Resurser

Job Accommodation Network (JAN): askjan.org
Employer Assistance and Resource Network on Disability Inclusion (EARN): askearn.org
Access to Work (UK): gov.uk/access-to-work
Business Disability Forum: businessdisabilityforum.org.uk

Checklistan för inkluderande introduktion: En steg-för-steg-guide för HR