Redelijke aanpassingen: Volledige gids voor werkgevers in het VK

De wettelijke plicht

De plicht tot het maken van redelijke aanpassingen ontstaat onder de Equality Act 2010 (artikel 20). Het is het primaire mechanisme waarmee de wet ervoor zorgt dat mensen met een beperking gelijkwaardig toegang tot werk hebben.

De plicht heeft drie afzonderlijke vereisten (onderdelen):

1. Bepaling, criterium of praktijk (PCP): Aanpassen of verwijderen van een werkregel of praktijk die een persoon met een beperking in aanzienlijk nadeel plaatst in vergelijking met personen zonder beperking.
2. Fysiek kenmerk: Verwijderen, wijzigen of een redelijk middel bieden om een fysiek kenmerk van de werkplek te vermijden dat een persoon met een beperking in aanzienlijk nadeel plaatst.
3. Hulpmiddelen: Het verstrekken van een hulpmiddel of dienst (bijv. software, apparatuur of een ondersteningsmedewerker) waar de afwezigheid ervan een persoon met een beperking in aanzienlijk nadeel plaatst.

Wanneer de plicht ontstaat

De plicht ontstaat wanneer de werkgever weet of redelijk mag verwachten dat hij weet dat:

• De werknemer een beperking heeft, EN
• De werknemer zonder aanpassingen waarschijnlijk in aanzienlijk nadeel wordt geplaatst

De werkgever hoeft niet formeel te worden ingelicht. De EHRC-code stelt dat werkgevers alles moeten doen wat zij redelijk kunnen doen om uit te zoeken of dit het geval is — het is bijvoorbeeld waarschijnlijk redelijk om met een werknemer te bespreken of zichtbare moeilijkheden op het werk verband houden met een beperking.

Wat is "redelijk"?

Redelijkheid wordt van geval tot geval beoordeeld. De EHRC Statutory Code of Practice identificeert relevante factoren:

• Effectiviteit: Wat is de waarschijnlijkheid dat de aanpassing het nadeel opheft?
• Haalbaarheid: Is het praktisch uit te voeren?
• Kosten en overlast: Wat zijn de financiële en andere kosten, en hoeveel overlast veroorzaakt het?
• Middelen van de werkgever: De omvang van de financiële en andere middelen van de werkgever, en het type en de omvang van de organisatie
• Beschikbaarheid van financiële/andere ondersteuning: Bijvoorbeeld hulp via Access to Work

Belangrijk: De plicht is aanpassingen te maken die redelijk zijn — niet elke mogelijke aanpassing, en niet elke aanpassing die de werknemer aanvraagt. Access to Work vervangt niet de eigen wettelijke plicht van de werkgever.

Het interactieve proces

Best practice is een interactief proces — een oprecht, open gesprek tussen werkgever en werknemer om de meest effectieve aanpassingen te identificeren.

Stap 1: Herken het moment waarop de plicht ontstaat

Heeft de werknemer een beperking bekend gemaakt? Heeft ziekteverzuim of prestatie een vraag opgeroepen? Heeft de arbeidsgeneeskunde de werknemer doorverwezen?

Stap 2: Uit voor een gesprek

Wacht niet totdat de werknemer formeel om een aanpassing verzoekt. Nodigen zij proactief uit om hun behoeften te bespreken:

> "Ik wil ervoor zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt om je werk goed te doen. Kunnen we wat tijd uittrekken om te bespreken hoe we je kunnen ondersteunen?"

Stap 3: Verzamel informatie

• Vraag de werknemer welke aanpassingen zij denken dat zouden helpen
• Overweeg advies van de arbeidsgeneeskunde (doorverwijzing naar arbeidsgeneeskunde is geschikt voor complexe zaken — let op dat arbeidsgeneeskunde de werkgever adviseert, zij nemen geen beslissingen voor de werkgever)
• Raadpleeg Access to Work als specialistische apparatuur of ondersteuning nodig kan zijn

Stap 4: Stem aanpassingen af

Documenteer de afgesproken aanpassingen schriftelijk (een paspoort voor redelijke aanpassingen is een ideaal middel). Wees specifiek over:

• Wat de aanpassing is
• Hoe lang deze van kracht is
• Herzieningsdatum

Stap 5: Herzie

Plan een herziening in. Aanpassingen moeten (niet worden verwijderd) met afgesproken tussenpozen en wanneer de omstandigheden veranderen worden herzien. Een herziening biedt de gelegenheid om te beoordelen wat werkt en veranderingen aan te brengen.

Veelvoorkomende aanpassingen per categorie

Werkordeningen

• Flexibele begin-/eindtijden
• Deeltijd- of gecomprimeerde uren
• Werken op afstand/hybride werk
• Gefaseerde terugkeer naar het werk na afwezigheid
• De werknemer naar een ander rol verplaatsen (wanneer geen aanpassing zou toestaan dat zij hun huidige baan voortzetten)

Fysieke omgeving

• Toegankelijke parkeerplaats
• Ergonomische stoel of bureau
• Rustige werkplek
• Verminderde verlichting op het werkstation

Apparatuur en technologie

• Schermlezersoftware (JAWS, NVDA)
• Spraakherkenningssoftware (Dragon)
• Verstelbare monitorstandaard
• Gespecialiseerd toetsenbord of muis
• Materialen in grote letters

Aanpassingen van taken en processen

• Schriftelijke instructies voor complexe taken
• Extra tijd voor schriftelijk werk
• Verminderd tempo of aangepaste doelstellingen tijdens herstelsperioden
• Buddy-systeem of taakbegeleiding

Communicatieaanpassingen

• Gebarentolk (NmG) voor vergaderingen
• Schriftelijke agenda's vooraf voor vergaderingen
• Schriftelijk in plaats van mondeling feedback

Wanneer de werkgever kan weigeren

Een werkgever kan weigeren een aanpassing te maken als deze niet redelijk is. Factoren die een aanpassing onredelijk kunnen maken:

• Verbijsterende kosten relatief tot de grootte van de werkgever (hoewel Access to Work dit argument kan verzwakken)
• De aanpassing zou de aard van de rol fundamenteel veranderen
• De aanpassing is onpraktisch gezien de fysieke omgeving

Echter: De wet staat niet toe dat een falen om een redelijke aanpassing te maken, gerechtvaardigd wordt. En onder de bewijslastregel van de wet, zodra een werknemer feiten aantoont waaruit een tribunaal zou kunnen besluiten dat de plicht was geschonden, is het aan de werkgever aan te tonen dat dit niet het geval was. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat zij echt alternatieven hebben onderzocht voordat zij weigerde.

Meningsverschillen

Als een werknemer en werkgever het oneens zijn over of een aanpassing redelijk is:

1. Escaleer intern — HR of een hoger geplaatste manager moet het besluit herzien, of de werknemer kan een formele klacht indienen
2. Herziening arbeidsgeneeskunde — een onafhankelijke arbeidsgeneeskundige beoordeling kan een neutraal standpunt bieden
3. Acas vroegtijdige bemiddeling — een Acas-bemiddelaar probeert beide partijen te helpen een overeenkomst te bereiken; Acas moet worden ingelicht voordat een tribunaalberoep kan worden ingediend
4. Arbeidstribunaal — in de meeste gevallen moeten vorderingen binnen 3 maanden minus 1 dag na het falen van de aanpassing worden ingesteld (stelt Acas in kennis binnen die termijn)

Belangrijke rechtszaken

Bronnen: Equality Act 2010 (artikelen 20, 123, 136 en Bijlage 8); EHRC Employment Statutory Code of Practice (2011); Acas-richtlijnen voor redelijke aanpassingen, vroegtijdige bemiddeling en discriminatieclaims; GOV.UK Access to Work.