Workplace Adjustments Passport: Implementierungsleitfaden für Arbeitgeber

Was ist ein Workplace Adjustments Passport?

Ein Workplace Adjustments Passport (auch „Reasonable Adjustments Passport", „Health Passport" oder „Disability Passport" genannt) ist ein freiwilliges, vom Arbeitnehmer verwaltetes Dokument, das folgende Informationen enthält:

• Wie sich die Erkrankung oder Behinderung des Arbeitnehmers auf die Arbeit auswirkt
• Die vereinbarten Anpassungen und Unterstützungsmaßnahmen
• Das Datum und die Person, die diese Anpassungen vereinbart haben
• Geplante Überprüfungen und mögliche künftige Anpassungen

Es ist keine medizinische Dokumentation und muss keine klinischen Details enthalten. Der Schwerpunkt liegt auf den Anforderungen des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz und dem Vereinbarten.

Warum Passports funktionieren

Ein häufiger Punkt, an dem angemessene Anpassungen scheitern, ist ein Wechsel der Führungskraft. Wenn ein direkter Vorgesetzter das Unternehmen verlässt, kann der neue Vorgesetzte:

• Sich der bestehenden Anpassungen nicht bewusst sein
• deren Notwendigkeit in Frage stellen
• Versehentlich Richtlinien anwenden, die den Anpassungen widersprechen (z. B. starre Abwesenheitsverwaltung)

Ein Passport löst dieses Problem, indem er eine tragbare, übertragbare Dokumentation erstellt. Wie Acas es ausdrückt: Wenn der Vorgesetzte wechselt, kann der Arbeitnehmer seinem neuen Vorgesetzten zeigen, was vereinbart wurde, was ihm erspart, den gleichen Prozess noch einmal durchlaufen zu müssen.

Wer nutzt sie

• UK Civil Service: Betreibt einen einheitlichen Civil Service Workplace Adjustment Passport über alle Abteilungen hinweg, sodass Arbeitnehmer mit Behinderung oder Gesundheitsproblemen leichter Stellen innerhalb des Civil Service wechseln können. Beamte, die zwischen Abteilungen wechseln, wird empfohlen, ihren aktuellen Passport mit ihrem neuen direkten Vorgesetzten zu teilen.
• NHS: NHS Employers empfiehlt NHS-Organisationen, die Einführung eines NHS Health Passport zu erwägen, das es Personen ermöglicht, Hindernisse zu dokumentieren, mit denen sie konfrontiert sind, sowie bereits vorhandene Anpassungen am Arbeitsplatz festzuhalten und mit neuen Vorgesetzten auszutauschen.
• Andere Modelle: Der TUC veröffentlicht eine Musterrichtlinie für einen Disability Passport, und Acas verweist auf den Health Adjustment Passport auf GOV.UK.

Was ein Passport enthält

Eine gute Passport-Vorlage umfasst sechs Abschnitte:

Abschnitt 1: Angaben des Arbeitnehmers

• Name, Jobtitel, Team
• Kommunikationspräferenzen (nützlich für neurodivergente Arbeitnehmer, die schriftliche Kommunikation bevorzugen)

Abschnitt 2: Meine Anforderungen

Eine in einfacher Sprache verfasste Beschreibung der Anforderungen am Arbeitsplatz — keine Diagnose, keine medizinische Fachsprache. Beispiele:

• „Ich benötige schriftliche und nicht mündliche Anweisungen für komplexe Aufgaben"
• „Ich muss an Tagen mit hoher Konzentrationslast von zu Hause aus arbeiten"
• „Ich benötige einen ruhigen Arbeitsplatz abseits des Hauptbüros"
• „Ich benötige regelmäßige Gespräche, um Angst vor Fristen zu bewältigen"

Abschnitt 3: Vereinbarte Anpassungen

Eine spezifische Liste der vereinbarten Maßnahmen, z. B.:

• Flexible Startzeit statt fester Arbeitszeit
• Homeoffice 3 Tage pro Woche
• Besprechungsagenden im Voraus schriftlich versandt
• Geräuschunterdrückende Kopfhörer (vom Arbeitgeber finanziert)

Abschnitt 4: Ausrüstung und Technologie

Liste aller verwendeten Spezialgeräte oder Software (wichtig für IT-Onboarding, wenn der Arbeitnehmer die Rolle wechselt).

Abschnitt 5: Vereinbartes Überprüfungsdatum

Anpassungen sollten regelmäßig überprüft werden (nicht entfernt — überprüft). Acas empfiehlt regelmäßig zu sprechen — zum Beispiel alle 6 Monate — und immer dann, wenn sich etwas ändert, wie z. B. ein Wechsel in eine neue Rolle, eine neue Arbeitsweise oder eine Veränderung des Gesundheitszustandes der Person.

Abschnitt 6: Unterschriften

Arbeitnehmer und Vorgesetzter unterschreiben zur Bestätigung der Vereinbarung. Dies schafft Verbindlichkeit, ohne belastend zu sein.

Wie man ein Passport-System implementiert

Schritt 1: Vorlage entwerfen

Halten Sie sie kurz. Vermeiden Sie medizinischen Fachjargon. Gestalten Sie sie arbeitnehmergeführt — der Arbeitnehmer füllt sie aus, der Vorgesetzte unterzeichnet zur Bestätigung.

Verwenden Sie ein bestehendes Modell wie den Civil Service Workplace Adjustment Passport, den NHS Health Passport, den TUC-Muster-Disability Passport oder den Health Adjustment Passport auf GOV.UK als Ausgangspunkt. Passen Sie die Sprache an Ihr Unternehmen an.

Schritt 2: Schulung der direkten Vorgesetzten

Eine kurze Briefing-Einheit mit folgenden Inhalten:

• Was ein Passport ist (und was nicht — es ist kein Leistungsverwaltungsinstrument)
• Wie man mit einem Antrag zur Fertigstellung umgeht
• Was zu tun ist, wenn man einen direkten Mitarbeiter mit Passport übernimmt

Schritt 3: Kommunikation an Arbeitnehmer

Framing positiv: „Dies ist Ihr Dokument und es reist mit Ihnen." Vermeiden Sie, es als bürokratische Anforderung zu framen.

Kanäle: Intranet, Onboarding-Materialien, Disability ERG, Briefings für direkte Vorgesetzte.

Schritt 4: Sichere Speicherung

Der Passport ist ein persönliches Dokument. Er sollte:

• Sicher gespeichert sein (zugänglich nur für HR und den Arbeitnehmer — nicht auf einem gemeinsamen Team-Laufwerk)
• Neuen Vorgesetzten nicht ohne Zustimmung des Arbeitnehmers offengelegt werden (der Arbeitnehmer sollte ihn selbst mit seinem neuen Vorgesetzten teilen)

Schritt 5: Erfassung überwachen

Verfolgen Sie die Anzahl der verwendeten Passports (anonymisiert, aggregiert). Bei niedriger Erfassung ist fehlende Bekanntheit wahrscheinlich der Engpass; wenn Passports erstellt werden, aber Anpassungen immer noch scheitern, ist ein Auffrischen der Schulung für Vorgesetzte erforderlich.

Vorlage: Workplace Adjustments Passport (Übersicht)

WORKPLACE ADJUSTMENTS PASSPORT

Name des Arbeitnehmers: ________________________
Jobtitel: _____________________________
Fertiggestellt am: _______________________

MEINE ANFORDERUNGEN (in meinen eigenen Worten):
[Arbeitnehmer füllt aus — einfache Sprache, keine medizinischen Details erforderlich]

VEREINBARTE ANPASSUNGEN:
1. ___________________________________
2. ___________________________________
3. ___________________________________

VERWENDETE AUSRÜSTUNG / SOFTWARE:
___________________________________

VEREINBARTES ÜBERPRÜFUNGSDATUM: _______________

Unterschrift des Arbeitnehmers: ___________________
Unterschrift des direkten Vorgesetzten: ________________
HR-Referenz: _________________________

Rechtlicher Kontext

In Großbritannien müssen Arbeitgeber angemessene Anpassungen gemäß Gleichstellungsgesetz 2010 (Equality Act 2010) vornehmen. Ein Workplace Adjustments Passport selbst ist ein Best-Practice-Instrument, keine gesetzliche Anforderung. Er bietet jedoch eine schriftliche Dokumentation, dass:

• Der Arbeitgeber Anpassungen berücksichtigt und vereinbart hat
• Der Arbeitnehmer dem Vereinbarten zugestimmt hat
• Ein Überprüfungsprozess vorhanden ist

Acas empfiehlt, Anpassungsanfragen schriftlich festzuhalten und zu besprechen, und eine klare Dokumentation ist wertvoll, falls ein Streit entsteht.

Quellen: Acas — Reviewing reasonable adjustments and keeping a record; Acas — Reasonable adjustments at work; GOV.UK — Staff transfers: further details for employees (Civil Service); DWP 2024 voluntary reporting on disability, mental health and wellbeing; NHS Employers — Making workplace adjustments to support disabled staff