Ajustes Razonables: Guía Completa para Empleadores en el Reino Unido
El Deber Legal
El deber de hacer ajustes razonables surge conforme a la Equality Act 2010 (sección 20). Es el mecanismo principal mediante el cual la Ley garantiza que las personas con discapacidad puedan acceder al empleo en igualdad de condiciones.
El deber tiene tres requisitos separados (aspectos):
- Disposición, criterio o práctica (PCP): Ajustar o eliminar una regla o práctica laboral que pone a una persona con discapacidad en una desventaja sustancial en comparación con personas sin discapacidad.
- Característica física: Eliminar, alterar o proporcionar un medio razonable para evitar una característica física del lugar de trabajo que pone a una persona con discapacidad en una desventaja sustancial.
- Ayudas auxiliares: Proporcionar un auxilio o servicio auxiliar (p. ej., software, equipamiento o un trabajador de apoyo) cuya ausencia pone a una persona con discapacidad en una desventaja sustancial.
Cuándo Surge el Deber
El deber surge cuando el empleador sabe o debería saber razonablemente que:
- El empleado tiene una discapacidad, Y
- El empleado probablemente se vería en una desventaja sustancial sin ajustes
El empleador no necesita ser informado formalmente. El Código de la EHRC establece que los empleadores deben hacer todo lo que se espere razonablemente que hagan para determinar si este es el caso — por ejemplo, probablemente sea razonable hablar con un trabajador sobre si las dificultades visibles en el trabajo están relacionadas con una discapacidad.
Qué es "Razonable"
La razonabilidad se evalúa caso por caso. El Código de Práctica Estatutario de la EHRC identifica factores relevantes:
- Efectividad: ¿Qué probabilidad hay de que el ajuste elimine la desventaja?
- Practicabilidad: ¿Es práctico de implementar?
- Costo y disrupción: ¿Cuáles son los costos financieros y otros, y cuánta disrupción causará?
- Recursos del empleador: La extensión de los recursos financieros y otros del empleador, y el tipo y tamaño de la organización
- Disponibilidad de asistencia financiera u otra: Por ejemplo, ayuda a través de Access to Work
Importante: El deber es hacer ajustes que sean razonables — no cada ajuste posible, ni ningún ajuste que solicite el empleado. Access to Work no reemplaza el deber legal propio del empleador.
El Proceso Interactivo
La buena práctica es un proceso interactivo — una conversación genuina y abierta entre empleador y empleado para identificar los ajustes más efectivos.
Paso 1: Reconocer el Detonante
¿Ha revelado el empleado una discapacidad? ¿Ha planteado la ausencia por enfermedad o el desempeño una pregunta? ¿Ha remitido a Ocupacional el empleado?
Paso 2: Invitar una Conversación
No espere a que el empleado solicite formalmente un ajuste. Invítelo proactivamente a discutir sus necesidades:
> "Quiero asegurarme de que tienes todo lo que necesitas para hacer bien tu trabajo. ¿Podemos dedicar un tiempo para hablar sobre cómo podemos apoyarte?"
Paso 3: Recopilar Información
- Pregunte al empleado qué ajustes cree que le ayudarían
- Considere el consejo de salud ocupacional (la derivación a Ocupacional es apropiada para casos complejos — tenga en cuenta que Ocupacional asesora al empleador, no toma decisiones por él)
- Consulte Access to Work si pueden ser necesarios equipamientos especializados o apoyo
Paso 4: Acordar Ajustes
Documente los ajustes acordados por escrito (un pasaporte de ajustes razonables es un vehículo ideal). Sea específico sobre:
- Cuál es el ajuste
- Durante cuánto tiempo estará en vigor
- Fecha de revisión
Paso 5: Revisar
Programe una revisión. Los ajustes deben revisarse (no eliminarse) en intervalos acordados y siempre que cambien las circunstancias. Una revisión es una oportunidad para evaluar qué está funcionando y hacer cambios.
Ajustes Comunes por Categoría
Disposiciones de Trabajo
- Horarios de inicio y cierre flexibles
- Trabajo a tiempo parcial u horario comprimido
- Trabajo remoto/híbrido
- Vuelta gradual al trabajo después de ausencia
- Trasladar al empleado a un rol diferente (cuando ningún ajuste le permitiría continuar en su trabajo actual)
Entorno Físico
- Espacio de aparcamiento accesible
- Silla o escritorio ergonómico
- Espacio de trabajo tranquilo
- Iluminación reducida en la estación de trabajo
Equipamiento y Tecnología
- Software lector de pantalla (JAWS, NVDA)
- Software de voz a texto (Dragon)
- Soporte de monitor ajustable
- Teclado o ratón especializado
- Materiales en letra grande
Ajustes de Tareas y Procesos
- Instrucciones escritas para tareas complejas
- Tiempo extra para trabajo escrito
- Ritmo reducido u objetivos ajustados durante períodos de recuperación
- Sistema de compañero o asesoramiento en el puesto
Ajustes de Comunicación
- Intérprete de LSB para reuniones
- Órdenes del día de reuniones por escrito con anticipación
- Retroalimentación escrita en lugar de verbal
Cuándo el Empleador Puede Declinar
Un empleador puede declinar hacer un ajuste si no es razonable. Factores que pueden hacer que un ajuste sea irrazonable:
- Costo prohibitivo en relación con el tamaño del empleador (aunque Access to Work puede debilitar este argumento)
- El ajuste alteraría fundamentalmente la naturaleza del rol
- El ajuste es impracticable dadas las características del entorno físico
Sin embargo: La Ley no permite que un incumplimiento en hacer un ajuste razonable sea justificado. Y conforme a la regla de distribución de la carga de la Ley, una vez que un empleado muestre hechos a partir de los cuales un tribunal podría decidir que el deber fue incumplido, corresponde al empleador demostrar que no fue así. Los empleadores deben ser capaces de demostrar que exploraron genuinamente alternativas antes de declinar.
Desacuerdos
Si un empleado y un empleador no están de acuerdo sobre si un ajuste es razonable:
- Escalar internamente — RRHH o un gerente de mayor nivel debe revisar la decisión, o el empleado puede presentar un agravio formal
- Revisión de salud ocupacional — una evaluación independiente de Ocupacional puede proporcionar una perspectiva neutral
- Conciliación temprana de Acas — un conciliador de Acas intenta ayudar a ambas partes a llegar a un acuerdo; Acas debe ser notificado antes de que se presente un reclamo ante el tribunal
- Tribunal de Empleo — en la mayoría de los casos, los reclamos deben iniciarse dentro de 3 meses menos 1 día del incumplimiento en hacer el ajuste (notificar a Acas dentro de ese plazo)
Casos Clave
| Caso | Principio |
|---|---|
| Archibald v Fife Council [2004] | El deber puede extenderse a trasladar a un empleado que ya no puede hacer su trabajo a un puesto que puede hacer, sin entrevista competitiva |
| Environment Agency v Rowan [2008] | El tribunal debe identificar la PCP y la naturaleza y extensión de la desventaja sustancial antes de evaluar el ajuste |
| Leeds Teaching Hospital NHS Trust v Foster [2011] | Un ajuste no necesita tener una perspectiva "buena" de eliminar la desventaja para ser razonable — una perspectiva real es suficiente |
| G4S Cash Solutions v Powell [2016] | Proteger el salario de un empleado reubicado en un rol peor pagado puede, en principio, ser un ajuste razonable |
Fuentes: Equality Act 2010 (secciones 20, 123, 136 y Schedule 8); EHRC Employment Statutory Code of Practice (2011); Orientación de Acas sobre ajustes razonables, conciliación temprana y reclamos por discriminación; GOV.UK Access to Work.