Rimliga anpassningar: Komplett vägledning för brittiska arbetsgivare

Den rättsliga skyldigeten

Skyldigeten att göra rimliga anpassningar uppstår enligt Equality Act 2010 (avsnitt 20). Det är den primära mekanismen genom vilken lagen säkerställer att personer med funktionsnedsättning kan få tillgång till anställning på lika villkor.

Skyldigeten har tre separata krav (ben):

1. Bestämmelse, kriterium eller praxis (PCP): Justera eller avlägsna en arbetsregel eller praxis som försätter en person med funktionsnedsättning i ett väsentligt nackdelat läge jämfört med personer utan funktionsnedsättning.
2. Fysisk miljö: Avlägsna, ändra eller tillhandahålla ett rimligt sätt att undvika en fysisk miljöfaktor på arbetsplatsen som försätter en person med funktionsnedsättning i ett väsentligt nackdelat läge.
3. Hjälpmedel: Tillhandahålla ett hjälpmedel eller en tjänst (t.ex. programvara, utrustning eller en stödperson) där dess frånvaro försätter en person med funktionsnedsättning i ett väsentligt nackdelat läge.

När skyldigeten uppstår

Skyldigeten uppstår när arbetsgivaren vet, eller rimligen kan förväntas veta, att:

• Den anställde har en funktionsnedsättning, OCH
• Den anställde sannolikt kommer att försättas i ett väsentligt nackdelat läge utan anpassningar

Arbetsgivaren behöver inte få information formellt. EHRC-kodexen säger att arbetsgivare måste göra allt de rimligen kan förväntas göra för att ta reda på om detta är fallet – till exempel är det sannolikt rimligt att diskutera med en arbetstagare huruvida synliga svårigheter på arbetsplatsen är kopplade till en funktionsnedsättning.

Vad är "rimligt"?

Rimlighet bedöms från fall till fall. EHRC:s lagstadgade kodex för god praxis identifierar relevanta faktorer:

• Effektivitet: Hur sannolikt är det att anpassningen avlägsnar nackdelen?
• Genomförbarhet: Är det praktiskt möjligt att genomföra?
• Kostnader och störningar: Vilka är de finansiella och andra kostnader, och hur mycket störning kommer det att orsaka?
• Arbetsgivarens resurser: Omfattningen av arbetsgivarens finansiella och övriga resurser, samt organisationens typ och storlek
• Tillgänglighet till finansiellt/övriga bistånd: Till exempel hjälp genom Access to Work

Viktigt: Skyldigeten är att göra anpassningar som är rimliga – inte varje möjlig anpassning, och inte någon anpassning som den anställde begär. Access to Work ersätter inte arbetsgivarens egen rättsliga skyldighet.

Den interaktiva processen

God praxis är en interaktiv process – ett äkta, öppet samtal mellan arbetsgivare och anställd för att identifiera de mest effektiva anpassningarna.

Steg 1: Identifiera utlösaren

Har den anställde avslöjat en funktionsnedsättning? Har sjukfrånvaro eller prestanda väckt en fråga? Har arbetsmedical hänvisat den anställde?

Steg 2: Bjud in till ett samtal

Vänta inte på att den anställde formellt begär en anpassning. Bjud in dem proaktivt att diskutera deras behov:

> "Jag vill se till att du har allt du behöver för att utföra ditt arbete väl. Kan vi avsätta tid för att diskutera hur vi kan stödja dig?"

Steg 3: Samla in information

• Fråga den anställde vilka anpassningar de tror skulle hjälpa
• Beakta arbetsmedical rådgivning (arbetsmedical hänvisning är lämplig för komplexa fall – notera att arbetsmedical rådger arbetsgivaren, det fattar inte beslut för arbetsgivaren)
• Konsultera Access to Work om specialiserad utrustning eller stöd kan behövas

Steg 4: Komma överens om anpassningar

Dokumentera de överenskomna anpassningarna skriftligt (ett rimliga anpassningar-pass är ett idealiskt verktyg). Var specifik om:

• Vad anpassningen är
• Hur länge den kommer att gälla
• Granskningsdatum

Steg 5: Granskning

Schemalägg en granskning. Anpassningar bör granskas (inte avlägsnas) vid överenskomna intervall och när omständigheterna förändras. En granskning är en möjlighet att bedöma vad som fungerar och göra ändringar.

Vanliga anpassningar efter kategori

Arbetsarrangemang

• Flexibel start-/sluttid
• Deltidsarbete eller komprimerade timmar
• Distans-/hybridarbete
• Gradvis återgång till arbete efter frånvaro
• Förflyttning av den anställde till en annan roll (där ingen anpassning skulle göra det möjligt för dem att fortsätta i sin nuvarande tjänst)

Fysisk miljö

• Tillgänglig parkeringsplats
• Ergonomisk stol eller skrivbord
• Tyst arbetsyta
• Minskad belysning vid arbetsstation

Utrustning och teknik

• Skärmläsarprogramvara (JAWS, NVDA)
• Tal-till-text-programvara (Dragon)
• Justerbar skärmställning
• Specialiserad tangentbord eller mus
• Material i större typsnitt

Justering av uppgifter och processer

• Skriftliga instruktioner för komplexa uppgifter
• Extra tid för skriftligt arbete
• Reducerad takt eller justerade mål under återhämtningsperioder
• Buddy-system eller jobbcoachning

Kommunikationsjusteringar

• TSL-tolk för möten
• Skriftliga mötesagendor i förväg
• Skriftlig snarare än verbal feedback

När arbetsgivaren kan vägra

En arbetsgivare kan vägra att göra en anpassning om den är inte rimlig. Faktorer som kan göra en anpassning orimlig:

• Förbjudande kostnader i förhållande till arbetsgivarens storlek (även om Access to Work kan försvaga detta argument)
• Anpassningen skulle fundamentalt förändra rollens natur
• Anpassningen är opraktisk med tanke på den fysiska miljön

Dock: Lagen tillåter inte att en rimlig anpassning inte görs att kunna rättfärdigas. Och enligt lagens bevisbörderegel, när en anställd visar fakta från vilka en domstol kunde besluta att skyldigeten bröts, är det upp till arbetsgivaren att visa att den inte gjordes. Arbetsgivare bör kunna visa att de genuint utforskade alternativ innan de vägrade.

Meningsskiljaktigheter

Om en anställd och arbetsgivare är oense om huruvida en anpassning är rimlig:

1. Eskalera internt – HR eller en högre chef bör granska beslutet, eller den anställde kan väcka ett formellt klagomål
2. Arbetsmedical granskning – en oberoende arbetsmedicinsk bedömning kan ge en neutral syn
3. Acas tidig förlikning – en Acas-förliknare försöker hjälpa båda parter nå en överenskommelse; Acas måste meddelas innan ett tribunalärende kan väckas
4. Anställningsdomstol – i de flesta fall måste krav inlämnas inom 3 månader minus 1 dag från misslyckandet att anpassa (meddela Acas inom denna tidsgräns)

Viktiga rättsfall

Källor: Equality Act 2010 (avsnitt 20, 123, 136 och schema 8); EHRC Employment Statutory Code of Practice (2011); Acas vägledning om rimliga anpassningar, tidig förlikning och diskrimineringskrav; GOV.UK Access to Work.