Inklusive Onboarding: Sicherstellen, dass jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter ab Tag eins floriert

Warum Onboarding wichtig ist

Die ersten Monate entscheiden darüber, ob eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter bleibt oder geht. Für Mitarbeitende mit Behinderungen ist Onboarding noch kritischer: Wenn Vorkehrungen nicht vorhanden sind, wenn die Umgebung nicht zugänglich ist oder wenn Kolleginnen und Kollegen nicht vorbereitet sind, kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter scheitern, bevor sie oder er die Chance zu erfolgen hat.

Eine 2021-Gallup-Analyse ergab, dass Mitarbeitende mit außergewöhnlichen Onboarding-Erfahrungen 2,6-mal häufiger äußerst zufrieden mit ihrem Arbeitsplatz waren, und 70% von ihnen sagten, dass sie den „bestmöglichen Job" haben. Doch nur 12% der Mitarbeitenden in den USA sagten, dass ihr Unternehmen Onboarding gut macht.

Vor dem ersten Tag (Before Day One)

Vorkehrungseinrichtung

• Bei Angebotsphase fragen: „Benötigen Sie Anpassungen, die für Ihren ersten Tag vorhanden sein sollen?"
• Ausrüstung bestellen (spezieller Stuhl, Screen-Reader-Software, Schreibtischständer) mit ausreichender Vorlaufzeit
• IT-Systeme für Barrierefreiheit konfigurieren (Screen-Reader-Kompatibilität, Schriftgröße, Farbeinstellungen)
• Arbeitsplatzbewertung veranlassen, falls erforderlich (Im Vereinigten Königreich kann Access to Work bei der Bezahlung von spezialisierter Ausrüstung, Unterstützungskräften und physischen Veränderungen am Arbeitsplatz helfen)
• Arbeitsraum physisch zugänglich gestalten (Parkplatz, Eingang, Schreibtisch, Toiletten, Pausenraum)

Kommunikationspräferenzen

• Fragen Sie, wie die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Informationen bevorzugt zu erhalten (E-Mail, Telefon, schriftlich, visuell)
• Bereitstellen von Onboarding-Materialien in zugänglichen Formaten im Voraus
• Versenden Sie einen klaren Zeitplan für die erste Woche – reduzieren Sie Unsicherheit

Notfallverfahren

• Entwickeln Sie einen Personal Emergency Evacuation Plan (PEEP) vor dem ersten Tag
• Evacuierungshelfer im Voraus einweisen
• Sicherstellen, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Verfahren ab ihrer oder seiner ersten Stunde kennt

Erste Woche

Essentials am ersten Tag

• Benannte Person zum Empfangen und Orientieren der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters
• Arbeitsraum vollständig mit Vorkehrungen eingerichtet
• IT-Zugang konfiguriert und getestet
• Vorstellung des unmittelbaren Teams (kleine Gruppe, nicht überwältigend)
• Buddy-Vorstellung
• Rundgang durch barrierefreie Einrichtungen (einschließlich barrierefreier Toiletten, ruhiger Räume, Notausgänge)

Buddy-System

Designieren Sie einen Buddy, der oder die:

• Einladend und zugänglich ist (nicht die direkte Vorgesetzte oder der direkte Vorgesetzte)
• Über relevante Vorkehrungen informiert ist (mit Zustimmung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters)
• Für informelle Fragen und soziale Integration verfügbar ist
• Nicht für Leistungsbewertung zuständig ist
• Mindestens die ersten 3 Monate engagiert bleibt

Schulungszugänglichkeit

Alle Onboarding-Schulungen müssen zugänglich sein:

• Materialien in mehreren Formaten bereitstellen: Schriftlich, Audio, Video mit Untertiteln
• Zusätzliche Zeit einplanen: Keine Eile bei obligatorischen Schulungen
• Pausen anbieten: Müdigkeit, Schmerzen und Konzentration variieren – Pausenoptionen einbauen
• Praktische Alternativen: Nicht jeder lernt aus Foliendecks – praktische Demonstrationen anbieten
• Ruhiger Raum: Bieten Sie eine ruhige Option zum Absolvieren von Online-Schulungen
• Kompatibilität von Hilfstechnologie prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihr LMS mit Screen Readern funktioniert

Überprüfungsgespräche in den ersten drei Monaten

Nach dem ersten Monat

• Funktionieren Vorkehrungen? Sind Anpassungen erforderlich?
• Ist die Arbeitsmenge angemessen?
• Wie ist die Beziehung zum Buddy und Team?
• Irgendwelche angetroffenen Hindernisse?

Nach dem zweiten Monat

• Erweitern sich Verantwortlichkeiten wie geplant?
• Ist zusätzliche Schulung oder Unterstützung erforderlich?
• Soziale Integration – fühlt sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter als Teil des Teams?
• Überprüfung der Vorkehrungen – gibt es Änderungen bei Anforderungen?

Nach dem dritten Monat

• Formale Überprüfung der Leistung gegenüber Zielen
• Langfristiger Vorkehrungsplan bestätigt
• Entwicklungsziele erörtert
• Feedback zur Onboarding-Erfahrung (nutzen Sie dies zur Verbesserung des Prozesses)

Ressourcen

• EARN Inclusive Onboarding: askearn.org
• CIPD Onboarding Guide: cipd.org
• SHRM Onboarding Best Practices: shrm.org
• Gallup, 8 Practical Tips for Leaders for a Better Onboarding Process (2021): gallup.com
• JAN Accommodation Process: askjan.org