Inkluderande introduktion: Se till att varje nyanställd blomstrar från dag ett
Varför introduktion är viktig
De första månaderna avgör om en nyanställd stannar eller slutar. För anställda med funktionsnedsättningar är introduktionen ännu mer kritisk: om anpassningar inte är på plats, om miljön är otillgänglig eller om kollegorna inte är förberedda kan den anställde misslyckas innan de har fått en chans att lyckas.
En analys från Gallup 2021 visade att anställda med enastående introduktionserfarenheter var 2,6 gånger så benägna att vara extremt nöjda med sin arbetsplats, och 70 % av dem sa att de hade "det bästa möjliga jobbet". Ändå sa endast 12 % av de amerikanska anställda att deras företag gör ett bra jobb med introduktionen.
Före första dagen (Före dag ett)
Anpassningsförberedelser
- Vid erbjudandestadiet, fråga: "Behöver du någon anpassning på plats för din första dag?"
- Beställ utrustning (specialstol, skärmläsare, skrivbordshöjare) med tillräcklig ledtid
- Konfigurera IT-system för tillgänglighet (kompatibilitet för skärmläsare, teckenstorlek, färginställningar)
- Ordna en arbetsplatsbedömning om det behövs (i Storbritannien kan Access to Work hjälpa till att betala för specialutrustning, stödjepersonal och fysiska förändringar på arbetsplatsen)
- Se till att arbetsutrymmet är fysiskt tillgängligt (parkering, entré, skrivbord, toaletter, pausrum)
Kommunikationspreferenser
- Fråga hur den anställde föredrar att ta emot information (e-post, telefon, skriftligt, visuellt)
- Tillhandahåll introduktionsmaterial i tillgängliga format på förhand
- Skicka ett tydligt schema för första veckan – minska osäkerheten
Nödprocedurer
- Utveckla en personlig evakueringsplan (PEEP) före första dagen
- Informera evakueringssamarbetspartner på förhand
- Se till att den anställde känner till proceduren från sin första timme
Första veckan
Essentiella saker första dagen
- Namngiven person för att hälsa och orientera den nya anställde
- Arbetsutrymme helt inställt med anpassningar på plats
- IT-åtkomst konfigurerad och testad
- Introduktion till omedelbar arbetsgrupp (smågrupp, inte överväldigande)
- Introduktion av arbetssamarbetspartner
- Visning av tillgängliga facilitet (inklusive tillgängliga toaletter, lugna rum, nödutgångar)
Arbetssamarbetspartnersystem
Tilldela en arbetssamarbetspartner som är:
- Välkomnande och tillgänglig (inte den närmaste chefen)
- Informerad om relevanta anpassningar (med den nya anställdes samtycke)
- Tillgänglig för informella frågor och social integration
- Inte ansvarig för prestationsbedömning
- Engagerad i minst de första 3 månaderna
Tillgänglig utbildning
All introduktionsutbildning måste vara tillgänglig:
- Tillhandahåll material i flera format: Skriftligt, ljud, video med textning
- Tillåt extra tid: Skynda inte genom obligatorisk utbildning
- Erbjud pauser: Trötthet, smärta och koncentrationsförmåga varierar – bygga in pausalternativ
- Praktiska alternativ: Inte alla lär sig från presentationer – erbjud praktiska demonstrationer
- Lugnt utrymme: Tillhandahåll ett lugnt alternativ för att slutföra onlineutbildning
- Kontrollera kompatibilitet för hjälpmedelsteknik: Se till att din LMS fungerar med skärmläsare
Kontrollpunkter under de första tre månaderna
Efter första månaden
- Fungerar anpassningarna? Behövs några justeringar?
- Är arbetsbelastningen lämplig?
- Hur är relationen med arbetssamarbetspartnern och teamet?
- Några hinder som uppstod?
Efter andra månaden
- Utökas ansvaret enligt planering?
- Behövs någon ytterligare utbildning eller stöd?
- Social integration – känner sig som en del av teamet?
- Granskning av anpassning – några förändringar i behov?
Efter tredje månaden
- Formell granskning av prestanda mot mål
- Långsiktig anpassningsplan bekräftad
- Utvecklingsmål diskuterade
- Återkoppling om introduktionserfarenheten (använd detta för att förbättra processen)
Resurser
- EARN Inclusive Onboarding: askearn.org
- CIPD Onboarding Guide: cipd.org
- SHRM Onboarding Best Practices: shrm.org
- Gallup, 8 Practical Tips for Leaders for a Better Onboarding Process (2021): gallup.com
- JAN Accommodation Process: askjan.org